Zeitmanagement verbessern: Das ist in aller Munde. Wie schaffen es Unternehmer, aus den Stunden, die ihnen täglich zur Verfügung stehen, das meiste herauszuholen? Mit dem richtigen Zeitmanagement. In diesem Beitrag gebe ich 5 leicht umsetzbare Tipps, wie sich Zeitmanagement unkompliziert optimieren lässt.
Fühlen Sie sich oft überfordert von den vielen Aufgaben, die täglich auf Ihrer To-Do-Liste stehen?
Verlieren Sie wertvolle Zeit und Energie, ohne dabei wirklich produktiv zu sein?
Dann wird es höchste Zeit, Ihr Zeitmanagement zu verbessern, bevor es zu einem Burnout kommt.
Erfahren Sie, wie Sie Ihre Zeit effektiver nutzen, Prioritäten setzen und Ablenkungen vermeiden können.
Lernen Sie, wie Sie Ihre täglichen Aufgaben strukturieren und erfolgreich erledigen können.
Machen Sie den ersten Schritt, um Ihre Zeit besser zu managen – es ist einfacher, als Sie denken!
Warum ist Zeitmanagement so wichtig?
Effektives Zeitmanagement ist Grundlage für den Erfolg und das Wohlbefinden in Beruf und Privatleben.
Mit effizienter Zeitplanung schaffen Sie es, die täglichen Aufgaben innerhalb der zur Verfügung stehenden Zeit zu bewältigen, Prioritäten zu setzen und produktiver zu arbeiten.
Ein gut organisiertes Zeitmanagement kann dazu beitragen, Termine pünktlich einzuhalten, effektiver und konzentrierter zu arbeiten und wertvolle Ressourcen zu sparen.
Durch eine ausgeglichene Work-Life-Balance haben Sie auch mehr Zeit für Ihre Familie, Freunde und Hobbys.
Wie lässt sich Zeitmanagement verbessern?
Es gibt unzählige Methoden, diese 5 Tipps sind für kleine Unternehmer leicht umsetzbar und bringen schnelle Ergebnisse:
Tipp 1: Ihren Tag fokussiert und aktiv starten anstatt reaktiv
Wie heißt es so schön: “Morgenstund hat Gold im Mund”. Dieser Spruch aus dem 16. Jahrhundert ist auch heute noch aktuell.
Denn die erste Stunde des Tages ist von großer Bedeutung und setzt den Rahmen für den Rest Ihres Tages.
Wenn Sie morgens die Augen aufmachen, befinden Sie sich noch im Alpha-Zustand, der Ihre Sinne schärft und Sie aufnahmefähiger für neue Informationen macht.
Ihr Bewusstsein gleicht einem leeren Blatt Papier, das Sie selbstbestimmt füllen können.
Checken Sie nach dem Aufwachen als erstes Ihr Smartphone, füllen Sie Ihr Bewusstsein direkt mit äußeren Reizen und geben somit somit die Kontrolle ab.
Ihre Energie wird in eine fremdbestimmte Richtung gelenkt, da Ihre Energie der Aufmerksamkeit folgt.
Bestimmen Sie lieber selbst, welche Impulse Sie aufnehmen möchten anstatt sich automatisch irgendwelchen äußeren Einflüssen auszusetzen.
Das schaffen Sie, indem Sie Sie fokussiert und bewusst in den Tag starten, anstatt auf äußere Reize zu reagieren.
Tipp 2: Zeitdiebe ausschalten
Schalten Sie Zeitdiebe aus durch:
-Ordnung schaffen auf dem Schreibtisch, in Ihren Dateien und in Ihrem Handy.
-Abschalten von Benachrichtigungen.
-Einrichten von Rufumleitungen.
-Ausblenden von Umgebungsgeräuschen durch Noise Cancelling Kopfhörer.
Tipp 3: Zeitmanagement verbessern durch Delegieren
Indem Sie Aufgaben an Ihre Mitarbeiter delegieren, können Sie Ihre Zeit als Unternehmer effektiver nutzen und sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Dabei steigt nicht nur Ihre eigene Zufriedenheit und Motivation, sondern auch die Ihrer Mitarbeiter.
Durch das Delegieren von Aufgaben können diese neue Fähigkeiten lernen, Verantwortung übernehmen und sich gebraucht fühlen.
Tipp 4: Pausen einlegen nach der Pomodoro-Technik
Sie können Ihre Produktivität steigern, indem Sie häufig Pausen einlegen.
Die Pomodoro-Technik, die der Italiener Francesco Cirillo in den achtziger Jahren entwickelt hat, basiert auf dieser Erkenntnis.
Die Technik besteht aus 30 Minuten-Einheiten (Pomodoros), bei denen Sie 25 Minuten konzentriert arbeiten und anschließend fünf Minuten Pause machen.
Es wird empfohlen, nach vier Pomodoros eine längere Pause von 20-30 Minuten einzulegen.
Sie können die Einheiten an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen.
Beachten Sie jedoch, dass Sie Zeit benötigen, um sich an das Schema zu gewöhnen und dass die Technik möglicherweise nicht für alle Arten von Aufgaben oder Branchen geeignet ist.
Tipp 5: Prioritäten richtig setzen
Aufgaben zu priorisieren, hilft, Zeit und Ressourcen optimal einzusetzen und die wichtigsten Dinge zuerst zu erledigen.
Wenn Sie dringende Aufgaben erledigt haben, können Sie sich entspannt den anderen widmen.
Fragen Sie sich zuerst, was am schnellsten erledigt werden muss, zum Beispiel Aufgaben mit einer Deadline, umsatzgenerierende Tätigkeiten oder Rückmeldungen an Kunden oder Lieferanten.
Für komplexere Unternehmensstrukturen gibt es fünf Zeitmanagement-Methoden, die Ihnen bei der weiteren Priorisierung Ihrer Aufgaben helfen können:
Tipp 5.1: Setzen Sie Prioritäten mit “Eat the frog”:
Eine bewährte Methode des Zeitmanagements ist “Eat the frog” von Brian Tracy.
Erledigen Sie zuerst die unangenehmste Aufgabe, indem Sie den “Frosch essen”.
Dadurch müssen Sie diese nicht den ganzen Tag im Hinterkopf behalten.
Sobald Sie diese schwierige Aufgabe erledigt haben, können Sie entspannt zu anderen Aufgaben übergehen.
Tipp 5.2: Stellen Sie sich die Fokusfrage
Mit nur einer Fokusfrage lassen sich die nächsten Schritte zielorientiert definieren und umsetzen.
Diese Frage kommt vor allem ins Spiel, wenn es darum geht, komplexe Aufgaben in kleine handhabbare Portionen herunterzubrechen.
Stellen Sie sich diese Fokusfrage:
“Welche ist die eine Sache, die ich tun kann, damit alles andere einfacher oder gar überflüssig wird?”
Leiten Sie daraus sinnvolle Schritte ab, die aufeinander aufbauen und Sie Ihren Zielen näherbringen.
Tipp 5.3: Nutzen Sie die Eisenhower-Matrix für eine bessere Priorisierung
Die Eisenhower-Matrix ist eine bewährte Methode des Zeitmanagements, um Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren.
Sie wurde von dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower entwickelt.
Die Methode hilft Ihnen, Aufgaben in vier Kategorien einzuteilen:
-Dringend und wichtig
-Wichtig, aber nicht dringend
-Dringend, aber nicht wichtig
-Weder dringend noch wichtig
Beginnen Sie mit den Aufgaben, die dringend und wichtig sind.
Legen Sie wichtige, aber nicht dringende Aufgaben in den Kalender, um sie später zu erledigen.
Delegieren Sie Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind.
Vermeiden oder streichen Sie Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind.
Beachten Sie, dass nicht alle Aufgaben in diese Kategorien passen.
Tipp 5.4: Pareto-Prinzip
Nach dem Pareto-Prinzip können Sie mit 20 % Ihres Aufwands 80 % der Ergebnisse erzielen.
Richten Sie Ihre Prioritäten nach der Wichtigkeit der Aufgaben aus.
Konzentrieren Sie sich auf Tätigkeiten, die maßgeblich zum Umsatz beitragen.
Aufgaben, die nicht zentral sind, sollten nicht erledigt werden.
So verlieren Sie sich nicht im Detail und beschäftigen sich nicht mit Dingen, die nicht zum Erfolg führen.
Stellen Sie sicher, dass Sie die wichtigsten Aufgaben für das Gesamtergebnis identifizieren und sich auf diese konzentrieren.
Tipp 5.5: A,B,C,D-Analyse
Bei der A,B, C,D Analyse werden Ihre Aufgaben je nach Wichtigkeit in die Kategorien A, B, C und D eingeteilt.
Eine A-Aufgabe gilt als ausschlaggebend für Ihre Ziele, während eine D-Aufgabe eher hindernd wirkt und am besten gestrichen werden sollte.
Zeitmanagement verbessern mit Tools
Hier ist eine kleine Auswahl an verfügbaren Tools, mit denen Sie Ihr Zeitmanagement verbessern können.
Die Wahl der richtigen App hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen und Vorlieben ab.
Trello:
Sie können individuelle Listen erstellen und Karten hinzufügen. Fristen können eingetragen, Checklisten erstellt und Kommentare hinzugefügt werden. Außerdem können Sie Ihr Board mit anderen Personen teilen.
Todoist:
Sie können Aufgaben ordnen und priorisieren sowie Produktivitäts- und Zielerreichungs-Checks durchführen.
Focus To-Do:
Eine To-Do-Listen-App für Android und iOS, die auf der Pomodoro-Technik basiert.
Tools mit einer Timer-Funktion sind Toggle und Arinara Timer.
Rescue Time:
Dieses Tool verhindert, dass Sie zu viel Zeit auf Social Media verbringen.
Abschließend lässt sich sagen, dass Sie durch eine effektive Zeitmanagement-Strategie produktiver werden und mehr Zeit für wichtige Dinge im Leben haben werden, während Sie trotzdem Ihre Ziele erreichen.
Es gibt jedoch keine universell gültige Methode, da jeder individuelle Bedürfnisse und Prozesse hat.
Es empfiehlt sich, verschiedene Modelle auszuprobieren und diejenige Methode zu wählen, die am besten zu Ihren Arbeitsweisen passt.
Falls Sie Unterstützung beim Zeitmanagement benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
In einem unverbindlichen Analysegespräch können wir gemeinsam herausfinden, wie ich Ihnen helfen kann.